Bir kurumdaki döküman akışının tek merkezden analizi, güvenliği ve kontrolü yapılamadığında gereksiz kullanımın önüne geçilemez. Tüm cihazlarda kullanılan toner ve drum ünitelerinin ömürleri %4 ila %5 doluluk oranına göre hesaplanır. Bu durum bir aracın saatte 90 km sabit hızda giderken tükettiği yakıt hesaplamasıyla benzerdir. Oluşturulan dökümanların toner yoğunluğu değişiklik göstereceğinden toner sarfiyatını sabitlemek zordur. Düzenli bakımı yapılmayan cihazların da toner sarfiyatları artar.
Servis, bakım/onarım ve destek için ayrı prosedürler işletilmesi gerekir. Toner alımlarında belirli bir standart yakalanması güç olacağından farklı türde sarf malzemeleri cihazınızın performansını olumsuz yönde etkiler ve toner tüketiminizi arttırır
Yüksek hacimli baskı yapılan cihazlar, toner sarfiyatına ek olarak, drum ve diğer yedek parçaların da ömrünü tamamlamasına neden olacağından ek maliyetler getirecektir.
Sayfa Başı Maliyet sistemi döküman oluştururken harcadığınız sarf, yedek parça ve iş gücü maliyetinizi önemli ölçüde azaltır, Cihazlar, kullanıcılar, belgeler, statü , kullanım, maliyet, tarih, eğilimleri hakkında kapsamlı raporlamalamalar alırsınız.